仕事をする中で、会議や打ち合わせ終了後に議事録を受領、またはご自身が議事録を発行機会が多いかと思います。新型コロナ影響により、これまでオフィス・デスクワーク中心だった仕事は在宅、オンライン会議中心に変化、また顧客がある場合も面着からウェブを使用した面談、打ち合わせに変化していっている。この影響なのか、筆者は一日の仕事に占める会議の割合が、100％を超える日も増えてきた。一日中会議ばかりでうんざりする。またこれだけ会議があるとどこまで何を議論したのか、誰（どこの部署や相手なのか、自分なのか）が何（Todo、宿題事項）をやることになっているのか、納期はいつなのか、一体その会議で何を決め、後に何を残すのか、を覚えることにも限度がある。一方で、会議記録が展開されることが減ってきているとも感じており、次の会議でTodo認識ができておらず、当該案件の進捗が悪くなる、などの困りごともあるかと思う。そもそも議事録とは？会議後に何か発行するのか？という方もいるかもしれないので、本記事では議事録と実際に筆者が発行後に役に立った事例をご紹介する。
会議、打ち合わせの目的と記録の重要度
「議事録」の定義
ぎじろくｰ議事録：会議の議事の主要事項・討議の状況を記録したもの。会議録。
広辞苑
上記の通りシンプルな定義であるが、筆者は入社以来数年間、この議事録アレルギーを起こしていた。何度書いても当時の上司、先輩に赤ペン指導頂き、なかなか発行できない、という状態が続いた。初めて書いた議事録は議事録ではなく、ただの書き起こし（誰が何を言ったか、を羅列）だった。書き方は人によって異なる点はあるものの、発行する「目的」を理解すればある程度型は決まってくる。以下にステップごとに目的を整理してみる。
Step1.会議・打ち合わせの目的
会議、打ち合わせをする目的は端的に「何かを決めること」である。おしゃべりするために会議や打ち合わせは実施しないため、会議や打ち合わせには議論すべき課題、目的、決めたいことがある。会社の中にはとりあえず打ち合わせしましょう、何から始めたら良いかわからないのでとりあえず集まりましょう、という会議も実際はある。それでも「何をやるかを決める、整理する」ことが目的になれば、時間はかかるが、目的を持った会議にはなる。
Step2.会議を通して得られる物、得たい物（決定していくこと、会議の結論を事前に考える）
Step1にて目的を持った会議であれば、終了までに決めなければならないことがある。例えばやることの整理、課題の共有、認識合わせや各部門、担当者の役割分担の決定とその後のスケジュールなど、が想像しやすい。本題とずれるが、会議を自身が主催するのであれば事前に「何を議論して何を決めたいか」は決めておかないと、会議はうまくいかない。また、会議に参加する側であれば、その会議は「何を目的として自身が参加する目的（何を求められているのか）」を理解しておかないと、意味の無い会議になる、または自身にとっては宿題事項をもらうこと、後々時間を要することになる。
Step3.記録の展開（議事録の重要度）
会議を行って、決めたいことを決めた後に、その内容に基づいて関係者と扱う課題に対応していく際に、最も重要なのが「共通認識を持って、役割分担を明確にし、納期通に対応する」ことである。ここで「議事録」つまり記録を文字として発行することが重要。記録として残すことで、曖昧な点を無くし、関係者と認識違いが内容共有することができる。
議事録作成のポイント
議事録作成は会議後では無く、実は会議前にすでに構成は決まっている。
- 会議の目的、議論するべき課題が整理されている
- 会議で決定したい内容が決まっている、または会議のゴールを設けている
- 相手に依頼したい内容が決まっている、納期を決めている
ここまで事前に整理できていれば、会議前に議事録は作成可能である。議事録＝会議のアジェンダ（計画）とすることで、会議運営、その後の記録作成が大幅に改善される。このアジェンダを頭の中で整理しておく、または会議案内に記載しておくだけでも、会議の進め方がぐっと改善されるはずである。
上記に加え最も重要なことは、議事録の鮮度である。内容を精査することに時間を有し、発行が3日後、1週間後となっては、その議事録の価値はほぼ無くなってしまう（後の記録として残しておくのであれば遅くなっても価値はあるが）。議事録は当日・遅くとも翌日には発行したい。
議事録の参考例
- 日時
- 場所
- 参加者
- 議題
- 議題の背景、課題の背景（なぜこの会議を行うか、なぜ決める必要があるかなど）
- 決定事項、宿題
- その他：会議内容補足、懸念事項、残したい会議コメント など
議事録は結論から記載することを推奨する場合もあるが、筆者は5の背景を記載するようにしている。理由は、会議に出席していない人、数ヶ月・数年後に見返した際に、なぜその議論になったのかを残すことで、なぜその課題を議論し結論に至る必要があったのか、理解することができる。上記4、5、6項は連続性がありそれぞれの関係を整理しておくことが必要である。
追記ポイント
6項の決定事項、宿題に関し、極力具体的内容（何を）と役割（誰が）、納期（いつまでに）を明確にすることが重要。
役に立つ議事録は目的がある・役割を持っている
ただ会議記録が記載されている議事録の価値はそれほど高くは無く、価値の高い議事録は議事録自体に①目的があり、②役割をもっている。
①目的
- 合意、決定した内容の記録、周知、共有（会議出席者、未出席者含む）
- 宿題事項の明確化（内容、対応責任者、納期）
- 自身が担当から外れた場合でも後任者に案件として引き継ぐ。
②役割
- 言った言っていない、合意した、していないとならないための確証。口頭会議を文書化する
- 出席者以外へのメッセージ
- 課題達成のために関係者を動かすこと
①、②を理解した上で議事録を作成することで、議事録自体が作成者の目的を果たすために役割を担うこととなる。
まとめ
効果のある議事録の構成は会議前にある程度決まり、会議が終了した時点で記載内容は固まる。
- 事前に課題、議題が整理できており、決定したい内容・会議のゴールが決まっている
- 決定した内容を進めるに当たり、不足事項、宿題が明確、役割・納期設定ができている
- 議事録の鮮度：発行は当日または翌日までに
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